Pożar goni pożar

W większości instytucji pożary nie wybuchają dlatego, że ludzie są niekompetentni. Wybuchają dlatego, że system tworzy środowisko, w którym najbezpieczniej jest niczego nie domykać. Wtedy chaos staje się „stanem naturalnym”. Nie incydentem.

⸻

Chaos nie jest przypadkiem.

Jest produktem ubocznym „bezpiecznych” decyzji.

Każda instytucja ma dwie warstwy:

• Warstwę formalną: struktura, procedury, regulaminy, KPI.

• Warstwę realną: strach, ambicje, tarcia, zrzucanie odpowiedzialności, walka o wpływ.

Chaos rodzi się wtedy, gdy te warstwy przestają się pokrywać.

Formalnie – działamy.

Realnie – krążymy.

Im bardziej instytucja udaje, że wszystko jest pod kontrolą, tym częściej:

• spotkania zastępują decyzje,

• maile zastępują przywództwo,

• KPI zastępują sens,

• a „procedura” zastępuje odpowiedzialność.

To właśnie jest chaos decyzyjny.

⸻

Pięć objawów chaosu decyzyjnego:

1. Spotkania, które niczego nie kończą

Wszyscy omawiają,

Nikt nie postanawia.

2. CC do wszystkich

CC jest protezą odpowiedzialności. Gdy nie wiadomo, kto odpowiada – dopisuje się wszystkich.

3. Priorytet dnia zmienia się 3 razy

Nie dlatego, że świat jest dynamiczny – tylko dlatego, że nikt nie trzyma kierunku.

4. Brak decyzji przebrany za proces

„Jeszcze doprecyzujmy.”

„Zbierzmy feedback.”

„Skonsultujmy.”

Czyli: przeciągnijmy to tak, żeby nikt nie musiał wziąć winy.

5. Pożary zastępują plan

Organizacja żyje ekscytacją gaszenia. Bo pożar daje alibi:

„Nie dało się, bo sytuacja.”

⸻

Skąd się bierze chaos?

Chaos to nadmiar (zdań, głosów, myśli, pomysłów, idei…) Nie jest czymś złym. Istnieją momenty, że jest on bardzo użyteczny. To te chwile gdy trzeba coś wymyślić, zrobić burzę mózgów. Gdy brakuje pomysłu na kierunek chaos twórczy bywa zbawienny. Problem nie pojawia się, gdy zaczyna przejmować on kontrolę nad instytucją.

Dzieje się tak zazwyczaj z 3 przyczyn:

A) Strach przed odpowiedzialnością

Chaos to często nie błąd, tylko tarcza psychologiczna. W jasnym porządku ktoś zawsze podejmuje decyzję. A decyzja tworzy ryzyko. W chaosie ryzyko rozpuszcza się w tłumie. Instytucja wtedy woli „działać” niż „decydować”. Bo za działanie rzadko się rozlicza. Za decyzję – zawsze.

B) Brak właścicieli tematów (ownerów)

Instytucje często mają „zespoły”, „grupy robocze”, „koordynacje”. Nie mają jednej rzeczy kluczowej: właściciela decyzji.

Właściciel to ktoś, kto może powiedzieć:

• „to jest moje”

• „biorę to na siebie”

• „zamykam temat”

• „biorę ryzyko”

Bez ownera temat nie żyje… Temat krąży…

C) KPI mierzą ruch zamiast skutku

To najcichszy generator chaosu.

Jeśli KPI mierzą:

• liczbę spotkań,

• liczbę maili,

• liczbę „wdrożonych inicjatyw”,

to system premiuje ruch, a nie domknięcie. Ludzie uczą się wtedy jednej strategii przetrwania:

Generuj aktywność, unikaj odpowiedzialności.

A chaos staje się racjonalny.

⸻

7 zasad odzyskania kontroli

Tu jest moment, w którym instytucje odzyskują oddech – bo dostają język i mechanizmy, które przywracają sterowność.

1) Jedna decyzja = jeden właściciel

Jeśli temat nie ma właściciela — nie istnieje.

To jest tylko dyskusja w przebraniu pracy.

2) Decyzja musi mieć format: „kto / co / do kiedy / po co / co jeśli nie”

To jest najprostsza zapora przeciwko chaosowi. Bez tego każda decyzja jest „miękka”, czyli można ją odwrócić, rozmyć, przesunąć.

3) Jedna osoba musi mieć prawo powiedzieć „NIE”

W chaosie nikt nie może powiedzieć “NIE”, więc wszystko jest „ważne”. A gdy wszystko jest ważne – nic nie jest sterowalne. „NIE” to narzędzie steru.

4) Spotkanie bez decyzji jest kosztownym rytuałem

Na końcu spotkania zawsze musi paść:

• co zostało ustalone

• kto jest ownerem

• jaki jest termin

• co jest następne

Inaczej spotkanie jest formą społecznego uspokojenia, a nie narzędziem zarządzania.

5) Priorytety nie mogą być demokratyczne

To brzmi brutalnie, ale jest prawdą. Priorytety wynikają z odpowiedzialności i strategii, nie z opinii. Gdy priorytety są „ustalane wspólnie”, instytucja staje się zgromadzeniem.

A zgromadzenia nie gaszą pożarów.

Zgromadzenia je omawiają.

6) 48 godzin ciszy po decyzji

Jedna zasada, która robi cuda:

Po podjęciu decyzji dajemy jej 48 godzin „ciszy operacyjnej”.

Czyli: nie wracamy do niej na nowo przez plotki, maile, wątpliwości.

Dlaczego?

Bo chaos często rodzi się nie z braku decyzji, tylko z tego, że decyzja nie ma spokoju, żeby stać się rzeczywistością.

7) Pożar to lekcja, nie norma

Każdy pożar musi zostawić po sobie:

• jedną korektę procesu,

• jedną decyzję strukturalną,

• jednego właściciela w przyszłości.

W przeciwnym razie instytucja zaczyna żyć z pożarów.

A wtedy pożary stają się… strategią.

⸻

Największe kłamstwo instytucji

Instytucje często myślą, że przegrywają, bo mają za mało ludzi.

To nie jest prawda.

Przegrywają, bo mają za mało decyzji, które naprawdę coś kończą. Chaos jest wygodny, bo daje wrażenie, że „wszyscy coś robią”.

Odbiera jednak ster. A ster to jedyna rzecz, która odróżnia organizację od tłumu. Jeśli czujesz to w swoim otoczeniu, to nie znaczy, że „tak już jest”. To znaczy tylko tyle, że ktoś jeszcze nie przywrócił podstwowej zasady zarządzania:

właściciel →decyzja →domknięcie.

Reszta to hałas.